帳簿書類の保存期間まとめ
帳簿書類の保存期間まとめ

2018/3/19

 
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個人事業主や法人には、帳簿書類の保存が義務付けられています。その法的規定は、帳簿書類の種類に応じて保存期間が定められ、また認められている保存の方法も異なるなど煩雑になっていますが、適切な管理を行わなければ不利益を被る恐れもあります。今回は、帳簿書類の保存期間や保存方法について解説していきます。

そもそも帳簿書類とは

帳簿と書類

税法上で規定される帳簿書類とは、「帳簿」と「書類」の総称です。

帳簿とは、事業におけるお金の流れを体系的に記録するものです。例えば、すべての取引を日付順に記録する仕訳帳や、仕訳帳の内容を勘定科目ごとに転記した総勘定元帳などがあります。

他方、帳簿と対にされる書類は、帳簿に記された取引の証拠となるものや、決算時に作成されたものを指します。損益計算書、貸借対照表、領収書、請求書、見積書などが該当します。

なぜ保存する必要があるのか

帳簿書類を保存しなければならないのは、繰越欠損金の繰り越しや消費税の仕入税額控除の申請などに際し、帳簿書類の保存が義務付けられているからです。税務調査が入った時に証拠となる過去の帳簿書類を提出できなければ、繰り越しや控除が認められず不利益を被ることになります。また、決算書などの重要書類は会社の事業の記録となりますので、税務上の必要性にかかわらず大切に保存しておくことが望まれます。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、白色申告と青色申告のどちらかによって保存期間が変わってきます。

1.白色申告の場合
保存が必要なもの 保存期間
帳簿 収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿) 5年
書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
業務に関して作成し、または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類
2.青色申告の場合
保存が必要なもの 保存期間
帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など 7年
書類 決算関係書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など 7年
現金預金取引等関係書類 領収書、小切手控、預金通帳、借用証など 7年
その他の書類 取引に関して作成し、または受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など) 5年

※現金預金取引等関係書類については、前々年分の所得が300万円以下の場合は、保存期間が5年となります。

法人の場合

法人は、帳簿と書類の両方を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。また、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合も同様に、その電磁的記録を7年間保存する必要があります。

しかし、2度の税制改正において青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が変更されたことを受け、帳簿書類の保存期間は、平成20年4月1日以後の事業に関しては9年間、平成30年4月1日以後の事業に関しては10年間に延長されています。

また、これらの税法上の規定とは別に、会計帳簿や決算書などの重要書類は、決算日から10年間保存することが会社法によって義務付けられていることも、あわせて覚えておきましょう。

保存方法

帳簿書類の保存方法には条件によって5種類に分けることができます。

1.原則的な保存方法

帳簿書類の保存は、原則として紙媒体によります。したがって、電子機器で作成した帳簿書類についても、その情報をプリントアウトして紙の形で保存する必要があります。

2.6年目以降のマイクロフィルムによる保存方法

保存期間の6年目以降(一定の書類については4年目以降)の帳簿書類は、一定の要件を満たすマイクロフィルムによる保存が認められています。これを行う場合には、マイクロフィルムリーダーまたはマイクロフィルムリーダープリンターの設置が必要となります。

3.電磁的記録による保存方法

最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成された帳簿書類のうち、一定の要件を満たすものは、紙媒体での保存によらず、サーバー・DVD・CDなどに記録した電子データのまま保存することも可能です。ただしこの場合、あらかじめ所轄税務署長に対して、備え付けを行う日の3か月前の日までに申請書を提出し、承認を受けなければなりません。

4.一定の書類のスキャナー読取りの電磁的記録の保存方法

棚卸表や決算関係書類、3万円を超える取引の契約書や領収書など、重要性の高い帳簿書類以外のものについては、スキャナーで読取った電子データによる保存が認められています。スキャナーを用いた保存を行う3か月前までに、所轄税務署長へ申請書を提出する必要があります。

5.電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存方法

最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件下で、その電子データの電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することが可能です。この場合も3、4と同じく、あらかじめ所轄税務署長の承認を受けなければなりません。

☆ヒント
帳簿書類の保存は紙で行うのが原則となっているため、事業を続けている限り、毎年膨大な量の書類が蓄積されることになります。スペースを取らない電子データでの保存は便利ですが、移行の際にはどの書類が認められているのか、ひとつひとつ確かめなくてはなりません。ビスカスでは、煩雑な帳簿書類の取り扱いにも精通した優秀な税理士を多数紹介しております。是非この機会にご利用を検討されてみてはいかがでしょうか。

まとめ

売上帳や仕入帳、領収書、請求書などの帳簿書類は、年を重ねるごとに保存量がどんどん増えていき、いっそ捨ててしまいたいと思うこともあるかもしれません。しかし、これらの帳簿書類の各々には保存期間が定められており、適正に管理しなければ消費税の追徴や青色申告取り消しなどの不利益を被る危険性があります。しまいこんだままの帳簿や書類がいつまで保存する必要があるのか、これを機に確認してみましょう。

 

山本麻衣
東京大学卒。現、同大学院所属。
学生起業、海外企業のインターンなどの経験を経て、外資系のコンサルティング会社に内定。
自分の起業の経験などを踏まえてノウハウなどを解説していきます。
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