帳簿書類の保存期間まとめ

個人事業主や法人には、帳簿書類の保存が義務付けられています。その法的規定は、帳簿書類の種類に応じて保存期間が定められ、また認められている保存の方法も異なるなど煩雑になっていますが、適切な管理を行わなければ不利益を被る恐れもあります。今回は、帳簿書類の保存期間や保存方法について解説していきます。

そもそも帳簿書類とは

帳簿と書類

税法上で規定される帳簿書類とは、「帳簿」と「書類」の総称です。

帳簿とは、事業におけるお金の流れを体系的に記録するものです。例えば、すべての取引を日付順に記録する仕訳帳や、仕訳帳の内容を勘定科目ごとに転記した総勘定元帳などがあります。

他方、帳簿と対にされる書類は、帳簿に記された取引の証拠となるものや、決算時に作成されたものを指します。損益計算書、貸借対照表、領収書、請求書、見積書などが該当します。

なぜ保存する必要があるのか

帳簿書類を保存しなければならないのは、繰越欠損金の繰り越しや消費税の仕入税額控除の申請などに際し、帳簿書類の保存が義務付けられているからです。税務調査が入った時に証拠となる過去の帳簿書類を提出できなければ、繰り越しや控除が認められず不利益を被ることになります。また、決算書などの重要書類は会社の事業の記録となりますので、税務上の必要性にかかわらず大切に保存しておくことが望まれます。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、白色申告と青色申告のどちらかによって保存期間が変わってきます。

1．白色申告の場合

2．青色申告の場合

※現金預金取引等関係書類については、前々年分の所得が300万円以下の場合は、保存期間が5年となります。

法人の場合

法人は、帳簿と書類の両方を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。また、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合も同様に、その電磁的記録を7年間保存する必要があります。

しかし、2度の税制改正において青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が変更されたことを受け、帳簿書類の保存期間は、平成20年4月1日以後の事業に関しては9年間、平成30年4月1日以後の事業に関しては10年間に延長されています。

また、これらの税法上の規定とは別に、会計帳簿や決算書などの重要書類は、決算日から10年間保存することが会社法によって義務付けられていることも、あわせて覚えておきましょう。

保存方法

帳簿書類の保存方法には条件によって5種類に分けることができます。

1．原則的な保存方法

帳簿書類の保存は、原則として紙媒体によります。したがって、電子機器で作成した帳簿書類についても、その情報をプリントアウトして紙の形で保存する必要があります。

2．6年目以降のマイクロフィルムによる保存方法

保存期間の6年目以降（一定の書類については4年目以降）の帳簿書類は、一定の要件を満たすマイクロフィルムによる保存が認められています。これを行う場合には、マイクロフィルムリーダーまたはマイクロフィルムリーダープリンターの設置が必要となります。

3．電磁的記録による保存方法

最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成された帳簿書類のうち、一定の要件を満たすものは、紙媒体での保存によらず、サーバー・DVD・CDなどに記録した電子データのまま保存することも可能です。ただしこの場合、あらかじめ所轄税務署長に対して、備え付けを行う日の3か月前の日までに申請書を提出し、承認を受けなければなりません。

4．一定の書類のスキャナー読取りの電磁的記録の保存方法

棚卸表や決算関係書類、3万円を超える取引の契約書や領収書など、重要性の高い帳簿書類以外のものについては、スキャナーで読取った電子データによる保存が認められています。スキャナーを用いた保存を行う3か月前までに、所轄税務署長へ申請書を提出する必要があります。

5．電子計算機出力マイクロフィルム（COM）による保存方法

最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件下で、その電子データの電子計算機出力マイクロフィルム（COM）により保存することが可能です。この場合も3、4と同じく、あらかじめ所轄税務署長の承認を受けなければなりません。

まとめ